行政专员/助理

职位描述

日常行政事务

• 文件管理：负责文件的收发、登记、归档和保管，确保文件资料的完整性和可查阅性。

• 办公用品管理：统计办公用品需求，进行采购、发放和库存管理，确保办公用品的充足供应和合理使用。

• 会议安排：根据会议需求预订会议室，发送会议通知，准备会议资料，做好会议记录并整理会议纪要。

• 考勤管理：统计员工考勤情况，对迟到、早退、请假等情况进行记录和汇总，为薪资核算提供依据。

沟通协调工作

• 内部沟通：作为部门之间的桥梁，传达上级指示和部门间的信息，协调工作安排，促进各部门之间的协作。

• 外部沟通：与供应商、合作伙伴等外部机构进行联系，沟通业务合作事宜，维护良好的合作关系。接听来访电话，解答咨询，记录信息并及时转达相关人员。

文书工作

• 文档撰写：起草和撰写各类行政文件、报告、总结等，如行政通知、工作总结、会议报告等，确保文档内容准确、条理清晰。

• 资料整理：收集、整理和分析各类行政数据和资料，为行政决策提供支持。

其他工作

• 协助接待：负责来访客人的接待工作，包括引导、倒水、安排会见等，展现公司良好的形象。

• 完成领导交办的其他任务：根据领导的临时安排，完成各种行政相关的临时性、突发性任务。

工作环境